Personvern og samtykke

Klubben er ansvarlig for personopplysningene om medlemmene. Divelog har verktøy for samtykke, innsyn, sletting og anonymisering, så klubben kan følge personvernreglene uten egne regneark.

Samtykke

Hver dykkerprofil har et samtykke til at klubben lagrer opplysningene. Samtykket må fornyes:

• når det er eldre enn fem år
• når profilen har vært inaktiv i fem år
• når det mangler

Administrasjon → Samtykkefornyelse viser hvem som må fornye. Du kan sende e-post med påminnelse til den enkelte, og følge opp de som ikke svarer. Medlemmet fornyer med ett klikk i profilen sin.

Hva skjer med de som ikke fornyer?

Etter første påminnelse har medlemmet 60 dager på seg. Profiler som fortsatt mangler samtykke etter det, kan slettes. Profiler med medlemskap eller dykk de siste to årene er beskyttet og slettes aldri på grunn av manglende samtykke. Det samme gjelder systemprofiler.

Divelog kan sende påminnelsene og gjøre oppryddingen automatisk. Det slås på etter avtale med klubben. Uten automatikk gjør dere det fra listen.

Innsyn og sletting

Hvert medlem kan selv laste ned opplysningene klubben har om henne, under Min profil → Konto → Persondata. Der kan hun også be om å slette kontoen.

Admin kan slette dykkerprofiler. Slettede profiler skjules og kan gjenopprettes under Rapporter til de anonymiseres.

Gjester

Gjester som bare er registrert med navn på dykk og ryddeaksjoner, anonymiseres automatisk etter tre år. Statistikken beholder antallet, men navnet erstattes.

Ubekreftede kontoer

Brukerkontoer der e-postadressen aldri ble bekreftet, slettes automatisk etter sju dager.

Synlighet

Medlemmene bestemmer selv om loggboken og sertifiseringene deres skal være synlige for andre medlemmer. Se Min profil.

Det klubben bør gjøre

1. Legg lenken til klubbens personvernerklæring inn under Klubbinnstillinger → Regler og dokumenter. Lenken brukes i e-post fra Divelog.
2. Bestem hvem i styret som har ansvar for samtykkefornyelse, og gi dem rollen Moderator eller Admin.
3. Gå gjennom samtykkelisten en gang i året, for eksempel før årsmøtet.
4. Begrens eksport. Bare Moderator og Admin kan eksportere lister, og eksporterte filer bør slettes når de ikke trengs lenger.