Plan for innføring

De fleste klubber kan være i gang med Divelog på noen uker. Det som tar tid, er sjelden systemet. Det er å samle medlemslisten og bli enige om hvem som gjør hva.

Planen under har fire steg. Hvert steg kan gjøres av én eller to personer i styret.

1. Forbered

Mål: Klubben er satt opp, og styret vet hvem som gjør hva.

• Bestem hvem som skal være administratorer. Ha minst to.
• Bestem hvilke moduler klubben skal bruke fra start. Det er lurt å starte med loggbok, medlemmer og medlemskap, og vente med resten. Se Funksjoner.
• Fyll ut klubbinnstillingene: navn, kortnavn, e-post, logo, standard kartposisjon og lenke til personvernerklæringen. Se Klubbinnstillinger.
• Gå gjennom referansedataene og tilpass medlemskapstyper og priser, fremkomstmidler og tagger. Se Referansedata.
• Legg inn klubbens faste dykkesteder med GPS-posisjon.

2. Hent inn medlemmene

Mål: Alle medlemmer har en dykkerprofil med riktig e-postadresse, og medlemskapet for i år er registrert.

• Samle medlemslisten med navn og e-postadresse. Bruk den e-postadressen medlemmene faktisk bruker.
• Opprett dykkerprofiler og registrer medlemskap. Har dere mange medlemmer, bruk CSV-import.
• Registrer hylleplasser og nøkkelkort hvis klubben bruker dem.

Se Hent inn medlemmer for detaljer.

3. Pilot med styret og turlederne

Mål: De som skal bruke Divelog mest, har prøvd det på ekte turer.

• Gi styret og turlederne riktige roller. Se Roller i klubben.
• La turlederne føre de neste turene i Divelog, med deltakere og betaling.
• Fyll wikien med det viktigste: velkomstside, klubbregler og sikkerhetsrutiner.
• Samle spørsmål og justér. Er tidsvinduene for korte? Mangler det tagger eller steder?

To til fire uker med pilot er nok for de fleste.

4. Åpne for alle medlemmer

Mål: Medlemmene logger inn, holder profilen oppdatert, og klubben slutter med de gamle listene.

• Send en masseutsendelse med lenke og en kort forklaring. Se Informer medlemmene.
• Vis Divelog på et medlemsmøte eller ved sesongstart.
• Bestem en dato der de gamle regnearkene ikke lenger oppdateres.
• Følg med på hvem som ikke har logget inn, og hjelp dem som står fast.

Etterpå

Når klubben har brukt Divelog en sesong, er det tid for neste steg:

• Ta i bruk flere moduler, for eksempel områder for styret, oppgaver, filarkiv eller utstyrsregister.
• Bruk statistikken i årsberetningen.
• Legg inn faste rutiner rundt årsmøtet: rydd roller, gå gjennom samtykke og registrer nye medlemskap.

Bruk sjekklisten underveis.